IT-Beschaffung mit Weitblick

Vom Einzelkauf zum strategischen Rahmenvertrag

Die KTE (Kerntechnische Entsorgung Karlsruhe GmbH) stand vor der Herausforderung, ihre IT-Hardware – speziell Notebooks, Dockingstations und den dazugehörigen Service – effizienter zu beschaffen. Die Geräte mussten dabei exakte technische Vorgaben und individuelle Konfigurationen erfüllen. 

Ausgangsituation 

Bisher wurde die Beschaffung von IT-Hardware bei der KTE durch punktuelle Einzelbestellungen, typischerweise per öffentlicher Ausschreibung realisiert. Wir haben den Kunden dabei unterstützt, den Beschaffungsprozess neu zu denken. In gemeinschaftlicher Abstimmung konnten wir aufzeigen, wie langfristige Rahmenverträge den eigenen Einkauf entlasten, Abläufe deutlich vereinfacht und auch Budgets besser geplant werden können. 

Dieser neue Ansatz führte 2024 zur ersten Ausschreibung eines Notebook-Rahmenvertrags mit einer Laufzeit von einem Jahr. Die KTE wollte damit den Ablauf eines neuen Beschaffungsprozesses prüfen, bevor eine langfristige Umstellung erfolgt. Das Ergebnis war positiv, die KTE konnte ihre Beschaffung erkennbar effizienter gestalten und entschied sich über diesen Weg auch weiterhin konsequent IT-Hardware zu beziehen. 

Somit wurde 2025 ein erneuter Notebook-Rahmenvertrag - diesmal mit einer Laufzeit von vier Jahren - ausgeschrieben. Die pro-com DATENSYSTEME konnte sich in dem darauffolgenden öffentlichen Vergabeverfahren erfolgreich durchsetzen. 

Wie wir punkten konnten 

Den Ausschlag für den Zuschlag gaben die wettbewerbsfähige, transparente Preisgestaltung sowie die exakte Erfüllung aller Ausschreibungskriterien. 

Die KTE profitiert dabei besonders von der hohen Planungssicherheit, da die Budgets durch die Preisbindung innerhalb des Rahmenvertrages fest kalkulierbar bleiben. Zudem stellen wir die Aktualität der bereitgestellten Hardware sicher: Erscheinen während der Laufzeit Nachfolgemodelle der gewählten Lenovo-Notebooks, kann die KTE per Technologie-Gleitklausel die jeweils neueren Modelle beziehen. 

Für schlanke Prozesse sorgt die gesammelte Bestellung per Systemmail, nach deren Eingang wir die komplette Abwicklung und Order der individuellen Konfigurationen übernehmen. 

Kundenzitat 

 „Die Zusammenarbeit mit der pro com DATENSYSTEME GmbH hat unsere Beschaffungsprozesse deutlich verbessert. Wir haben heute eine effiziente Abwicklung und eine verlässliche Budgetkontrolle – genau das, was wir für unsere langfristige Planung benötigen.“ - Elmar Gerwalin, Bereichsleiter IT-Management (KI)

Sie möchten Ihre IT-Beschaffung effizienter angehen, wissen aber nicht genau, wo Sie anfangen sollen? Wir planen und gestalten den Prozess gemeinsam mit Ihnen – passgenau für Ihren Bedarf.